Les traitements de ces données ont toujours été mis en œuvre conformément à la législation et à la réglementation en vigueur, dans des conditions garantissant leur protection contre toute atteinte et tout accès non autorisés.
Dans le cadre de nos activités, nous nous engageons à protéger et à traiter les données à caractère personnel dans le strict respect de la loi et à assurer leur sécurité, pérennité et confidentialité. Le présent document définit nos engagements pour la protection des données envers nos licenciés, clubs, clients de la boutique judo, en tant que responsable, ainsi que nos sous-traitants, fournisseurs et partenaires. Sont précisées, notamment, les conditions de collecte, d’utilisation et de conservation des données à caractère personnel que nous traitons.
La sécurité des données
Le Judo Club Maxois a mis en place des procédures internes pour la gestion des risques et pour l'organisation de la sécurité des données. Ces procédures sont documentées et adaptées à chaque traitement de données personnelles en fonction des risques qu’ils sont susceptibles de présenter pour la vie privée des personnes concernées.
Le Judo Club Maxois prend également les mesures de protection techniques et organisationnelles adéquates, telles que définies dans la réglementation en vigueur, afin de protéger les données personnelles que nous traitons. Le Judo Club Maxois prend notamment des mesures de sécurité appropriées pour les traitements de données personnelles sensibles et des risques y afférant.
Nos mesures de sécurité, applicables à tous les systèmes utilisés dans le traitement des données personnelles, visent à garantir la confidentialité, l’intégrité et la disponibilité de celles-ci, à tout moment.
Les données traitées
Nous recueillons et utilisons uniquement les données personnelles qui nous sont strictement nécessaires dans le cadre de nos activités statutaires.
Pour l’accomplissement de nos missions, nous sommes amenés à collecter différentes catégories de données personnelles :
- informations administratives, d’identification et de contact (nom, prénom, date de naissance, sexe, âge, adresse postale et électronique, numéro de téléphone) ;
- informations relatives à la situation sportive : club de rattachement, dan ou grade équivalent, diplôme d’enseignement, fonctions techniques (enseignant, arbitre …) ou administrative (dirigeant) ;
- informations relatives aux résultats de compétitions qui sont publiés notamment sur le site Internet ;
- données d’identification et d’authentification lors de l’utilisation des services en ligne proposés par le Judo Club Maxois (adresse IP, logs techniques, traces informatiques, cookies de navigation) ;
- vidéo (images de vidéo surveillance pour nos sites concernés) à des fins de sécurité des biens et des personnes ;
- informations bancaires des judokas.
Nous sommes également amenés à collecter des données sensibles :
- informations médicales en application de la législation en vigueur, dans le respect du secret médical (professionnels de santé) ou du secret professionnel qui s’impose aux salariés concernés uniquement pour les sportifs de haut niveau et membre du collectif national, conformément aux obligations légales de la Surveillance Médicale Réglementaire.
Nous ne traitons pas de données personnelles relatives aux origines raciales ou ethniques, aux opinions politiques, à la religion, aux convictions philosophiques ou l’appartenance syndicale, au traitement des données génétiques, à la vie ou orientation sexuelle.
Les données que nous utilisons sont en principe recueillies directement auprès des personnes concernées. Par exception, certaines données sont obtenues indirectement par les partenaires.
Les finalités et les fondements des traitements de données mis en œuvre
Répondre à nos obligations légales et réglementaires
Nous utilisons les données personnelles recueillies afin de répondre aux exigences légales et réglementaires qui s’imposent à nous, notamment :
- l’organisation, la gestion, le suivi des compétitions aux termes desquelles des titres sont délivrés et le suivi et la publication des résultats ;
- la gestion, la délivrance et le suivi des grades ;
- les réponses aux demandes officielles d’autorités publiques ou judiciaires dûment autorisées.
Nous utilisons des données personnelles pour conclure et exécuter nos activités, notamment pour :
- transmettre des informations relatives à notre activité ;
- assurer la gestion et le suivi du club ;
- assurer la création, la gestion et le suivi de la licence et de l’activité de nos licenciés ;
- assurer la gestion, la logistique, le suivi et la comptabilité du club ;
- établir et adresser les éléments de facturation et les factures.
Défense de nos intérêts légitimes
- preuve de nos accords, actions et interventions ;
- gestion et administration de notre système d'information ;
- continuité de notre offre ;
- sécurité des personnes ;
- recouvrement ;
- création de base de tests informatiques et de statistiques pour le suivi de notre activité en interne.
Les données traitées peuvent être agrégées en statistiques anonymisées à des fins d’enquêtes et d’études. Les résultats de ces enquêtes anonymes peuvent être transmis à nos Organisme Territoriaux Délégataire (OTD), à nos partenaires ou au Ministère des Sports, notre autorité de tutelle.
Respect du choix des personnes
Lorsqu’un consentement est nécessaire pour la mise en œuvre par le Judo Club Maxois d’un traitement des données personnelles, nous procédons à l’information des personnes concernées et demandons leur consentement.
Les destinataires des données personnelles
Afin d’accomplir les finalités précitées, nous transmettons les données personnelles recueillies uniquement :
- à nos membres du personnel et élus, pour les données qui les concernent, au vu de la finalité poursuivie ;
- à nos prestataires de services et sous-traitants réalisant des prestations pour notre compte ;
- à nos partenaires avec l’accord exprès du licencié ou de la personne concerné ;
- au ministère chargé des sports en ce qui concerne les données des sportifs de haut niveau dans le cadre notamment du PSQS ;
- à certaines professions réglementées telles que nos avocats ou notaires ;
- à notre compagnie d’assurance ;
- aux autorités financières, judiciaires ou administrations et organismes publics sur demande et dans la limite de ce qui est permis par la réglementation.
Transfert des données hors de l'Union européenne
Le Judo Club Maxois ne transfère pas de données personnelles en dehors de l’Union européenne.
Les délais de conservation des données personnelles
Nous conservons les données personnelles recueillies pour la durée nécessaire à l'accomplissement de nos obligations légales et réglementaires ou pour une autre durée définie en considération de la poursuite de nos intérêts légitimes, de l’exécution de nos engagements, du suivi et de la traçabilité de nos actions, du suivi de l’exécution du contrat d’affiliation, du suivi de l’exécution et de la gestion de la licence, de nos contraintes opérationnelles et des réponses aux demandes des autorités judiciaires ou administratives.
S’agissant des contacts de nos licenciés, les informations concernant les : nom, prénom, sexe et date de naissance sont conservées pendant la durée de la licence et pendant 10 ans après la fin de la validité de la licence les autres informations telles que l’adresse postale et électronique, le numéro de téléphone etc… sont conservées pendant 4 ans après la fin de la validité de la licence.
Les informations concernant les dan ou grades équivalent, les résultats sportifs, les distinctions et les diplômes sont conservées sans limitation de durée.
Les droits des personnes concernées et leur exercice
En application de la réglementation en vigueur, les personnes dont nous recueillons les données ont les droits suivants :
- droit d'information et d’accès : droit d’obtenir des informations concernant les traitements des données personnelles les concernant ainsi qu’une copie de ces données personnelles ;
- droit à la limitation du traitement : toute personne peut demander que le traitement de ses données personnelles soit limité uniquement à ce qui est strictement nécessaire ;
- droit de vérification et de rectification : toute personne peut demander la modification de ses données personnelles lorsqu’elles sont inexactes ou incomplètes ;
- droit à l’effacement : à l’exception de certaines données concernant la traçabilité du suivi, le suivi des résultats sportifs, des grades et la lutte contre le dopage, il est possible de nous demander l’effacement des données personnelles dans les limites et conditions réglementaires en vigueur ;
- droit d’opposition : à l’exception des données concernant la traçabilité du suivi le suivi des résultats sportifs, des grades et la lutte contre le dopage, et sauf autre exception réglementaire, les personnes concernées peuvent s’opposer au traitement de leurs données personnelles pour des motifs liés à leur situation particulière ;
- droit de retirer un consentement : en cas de mise en œuvre d’un traitement de données personnelles nécessitant un consentement de la personne concernée, elle a le droit de retirer ce consentement à tout moment, sous réserve de la réglementation en vigueur ;
- droit de définir des directives relatives à la conservation, l’effacement ou la communication des données personnelles, applicables après le décès, dans la limite de ce qui est permis par la législation en vigueur ;
- droit à la portabilité des données : lorsqu’il est applicable, il s’agit du droit, pour les personnes concernées, de demander que les données personnelles qu’elles ont fournies leur soient rendues ou, lorsque cela est possible techniquement, de les transférer directement à un tiers.
Les droits listés ci-dessus peuvent être exercés en contactant notre DPO comme indiqué ci-après.
Conformément à la réglementation applicable, vous êtes également en droit d’introduire une réclamation auprès de la CNIL (Commission nationale de l’informatique et des libertés), autorité de contrôle compétente en France.
Contacter notre DPO
Pour toutes questions concernant les données personnelles que nous traitons, vous pouvez contacter notre Délégué à la protection des données (DPO), soit par courrier : Judo Club Maxois – A l’attention du Délégué à la protection des données – 32 avenue Carnot, 54130 SAINT-MAX, soit par mail : contact@judo-saint-max.fr
Modifications des présents engagements
Nous actualiserons régulièrement les présents engagements en matière de protection des données personnelles afin de nous adapter aux évolutions techniques, juridiques et organisationnelles.
La dernière version de ce document est disponible sur notre site www.judo-saint-max.fr, rubrique « Protection des données ». Nos clubs affiliés et les licenciés, ainsi que nos fournisseurs et prestataires, seront informés, par nos modes de communication habituels, de toute modification importante.
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